Segreterie Virtuali: un servizio in outsourcing per studi di amministrazione e condomini

In un mercato moderno dove il consulente e l’impresa si affidano sempre più a servizi di outsorcing, non è affatto inusuale che questo servizio venga applicato anche al mercato condominiale.

Ci sono poi aziende, come quella di cui vi raccontiamo oggi, che sono focalizzate e specializzate proprio in gestione condominiale, una verticalizzazione che permette di offrire un servizio specifico e di qualità.

Abbiamo incontrato TatianaPanizzi, titolare di Segreterie Virtuali, per scoprire la peculiarità del servizio che offre.

Come nasce la sua idea imprenditoriale? 

Il progetto di Segreterie Virtuali nasce nel 2009, prendendo spunto dai bisogni reali di aziende e professionisti: ottimizzare il proprio tempo e fornire ai propri clienti un servizio di qualità.

Inizialmente, con il progetto si offre un servizio semplice e mirato: gestire il traffico telefonico e l’agenda appuntamenti di aziende e professionisti, inviando in tempo reale una mail e un report contenente tutti i dati utili della telefonata.

Il servizio entra subito nel mondo condominiale? Come si sviluppa?

Non esattamente. All’inizio il nostro servizio trova terreno fertile nell’ambito medico, dove il continuo squillare del telefono non permetteva al professionista di svolgere in tranquillità il suo lavoro. 

La decisione di specializzarsi lato condominio arriva a qualche anno dalla nascita dell’azienda, per rispondere ad una specifica richiesta di mercato.

Il settore aveva mostrato infatti, il bisogno di avere un’assistente per gestire le innumerevoli chiamate giornaliere e i reclami da parte dei condòmini.

Anche per gli Studi di Amministrazione più strutturati con personale dedicato, abbiamo visto che spesso la gestione telefonica risultava davvero difficile.

Proprio per questo motivo, anche oggi, alcuni studi preferiscono affidare all’esterno la gestione del traffico anche solo per limitate fasce orarie giornaliere.

Il tutto con l’obiettivo di far dedicare il personale interno ad altre attività ma nel contempo offrire a condòmini e altri interlocutori condominiali un servizio continuativo e di qualità.

Entrando nello specifico del servizio per il condominio, la vostra è solo una risposta in ingresso oppure svolgete anche attività verso l’esterno?

Il nostro servizio è molto flessibile.

C’è la possibilità anche di seguire la sezione amministrativa e la gestione di incasso condominiale, attività cruciale per qualsiasi studio di amministrazione.

Quali sono i servizi che offrite in particolare modo al Condominio?
  • Una risposta telefonica 10,5/ore al giorno, con fasce orarie variabili in base alle esigenze;
  • La gestione appuntamenti;
  • La gestione reclami e segnalazioni;
  • La gestione fornitori;
  • La gestione pratiche amministrative e contabili.
Quali i più grandi vantaggi per i condòmini che chiamano voi?

Innanzitutto la tempestività di gestione della problematica, ad esempio con l’inoltro di segnalazioni in tempo reale ai vari fornitori

Una risposta diretta e consapevole, perché la persona assegnata ad un cliente è sempre la stessa.

Inoltre, una comunicazione efficace, ascolto e rassicurazione; grazie all’esperienza maturata in questo ambito.

Lato Studio di amministrazione invece, quali sono i vantaggi che offrite loro? In pratica.. perché dovrebbero scegliere voi al posto di altri fornitori magari più “conosciuti”?

Perché sostanzialmente abbiamo del personale con più di 10 anni di esperienza nell’ambito condominiale.

A differenza di un semplice call center che forma per poche ore il proprio personale, uno studio è in mani esperte con noi!

Per chi poi utilizza DANEA, possiamo interfacciarci con il loro sistema, o eventualmente apprendere altri strumenti informatici con facilità per poter interagire direttamente, tutto al vantaggio del condòmino.

Terzo e ultimo vantaggio, ma aspetto da non sottovalutare, non siamo un call center, ed ogni cliente ha le proprie assistenti dedicate. Questo permette un rapporto duraturo nel tempo ed una fidelizzazione (oltre che conoscenza) assoluta.

Un’ultima domanda: quali sono le richieste che ricevete più di frequente da parte dei condomini a cui date una risposta immediata?

L’importo delle rate da saldare, o altre informazioni come date di convocazione dei assemblee

Richieste di intervento presso il condominio ed aggiornamento di lavori da eseguire, oppure l’apertura e gestione sinistri in condominio.

Grazie mille per aver risposto a tutte le nostre domande!

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